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Contexte
A.1 L’organisation
À nous le podium a été créée pour fournir un soutien technique aux organismes nationaux de sport dans le but d’obtenir plus de médailles olympiques et paralympiques pour le Canada. L’organisation établit les stratégies d’investissement en effectuant des recommandations de financement à l’aide d’une approche collaborative ciblée, dirigée par des experts et fondée sur des preuves.
Le 31 mars 2012, À nous le podium a été constituée en société sous la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. L’organisme poursuit présentement une désignation d’Association canadienne enregistrée de sport amateur (ACESA) qui lui permettrait d’obtenir le statut d’organisme de bienfaisance.
- Budget annuel : 7,4 millions $
- Bailleurs de fonds : Sport Canada, Comité olympique canadien, Comité paralympique canadien
- Employés : 32 membres du personnel (EF 2025-2026)
A.2 Structure de gouvernance
À nous le podium est gouvernée par un conseil d’administration bénévole, appuyé d’une équipe de direction professionnelle. Le conseil d’administration est composé de 12 administrateurs et d’un Comité des finances et d’audit distinct composé de trois membres du conseil et de deux membres indépendants qui possèdent l’expertise financière pertinente.
Les auditeurs relèveront directement du Comité des finances et d’audit, qui à son tour, recommande l’approbation des états financiers audités au conseil d’administration.
A.3 Équipe des finances et systèmes de soutien
L’équipe des finances est composée du contrôleur, CPA qui relève du vice-président, partenariats, finances et administration. À compter du 1er avril 2024, À nous le podium a migré ses systèmes de comptabilité de Sage 50 à Microsoft Business Central.
À nous le podium conserve une documentation électronique complète et est entièrement disposée à fournir un accès à tous les documents financiers et administratifs pertinents à l’auditeur.
INSTRUCTIONS GÉNÉRALES
B.1 Invitation
À nous le podium sollicite des propositions pour la nomination d’un cabinet d’audit. La mission initiale est pour la prestation de services d’audit externe pour l’exercice fiscal se terminant le 31 mars 2027, avec une option de renouvellement pouvant aller jusqu’à quatre années additionnelles, sous réserve d’un rendement satisfaisant, d’un accord mutuel et de l’approbation annuelle du conseil d’administration.
B.2 Date de soumission de la proposition
Les propositions doivent être soumises d’ici 17 h HNE le 27 février, 2026.
Les propositions doivent être soumises par courrier électronique à l’attention de :
Dennis Blinn, VP partenariats, finances et administration
À nous le podium
Bureau 120, 700, avenue Industrielle
Ottawa, Ontario K1G 0Y9
Les propositions reçues après la date citée seront considérées des soumissions tardives et ne pourront être acceptables que si elles obtiennent une exemption de la cheffe de la direction.
B.3 Échéancier décisionnel
Les auditeurs seront nommés à l’AGA de juillet 2026 pour l’exercice fiscal se terminant le 31 mars 2027, moment auquel le cabinet d’audit sélectionné sera informé de la décision.
B.4 Contenu de la proposition
Toutes les propositions doivent inclure :
- Une feuille de couverture
- Un profil du cabinet
- Veuillez fournir un bref aperçu de votre cabinet, incluant le nombre d’années d’expérience et les domaines d’expertise de votre cabinet.
- Expérience d’audit d’organismes à but non lucratifs et d’œuvres caritatives canadiennes de moyenne taille
- Plan de travail : Fournir une description détaillée sur la manière dont votre cabinet d’audit propose de satisfaire aux exigences de l’audit, incluant les détails de la méthodologie d’audit et les dates proposées pour l’exécution du travail.
- Qualifications de l’équipe
- Identification de l’associé responsable de l’audit et du personnel clé affecté à la mission
- Bilan des qualifications professionnelles et expérience pertinente
- Approche et méthodologie
- Description de l’approche d’audit proposée et des échéances
- Explication de la gestion de la communication avec la direction et le conseil d’administration
- Description des politiques du contrôle de la qualité et de l’indépendance
- Service à la clientèle et besoins du client
- Veuillez expliquer votre approche au service à la clientèle et à votre engagement en ce qui concerne l’échéance et les délais impartis. Veuillez aussi discuter de votre approche de résolution des questions reliées à la comptabilité ou à la divulgation pouvant survenir de temps à autre. Veuillez aussi souligner toute valeur ajoutée que votre cabinet pourrait apporter à ANP.
- Autres renseignements additionnels (optionnel)
- Dans cette section, vous pouvez fournir des renseignements au sujet de services additionnels intéressants ou toute autre information qui n’est pas incluse dans les sections énumérées plus haut.
- Si vous aimeriez recommander des modifications aux procédures spécifiées aux présentes, n’hésitez pas à les aborder dans cette section.
PORTÉE DES SERVICES
C.1 Services à fournir
Les services décrits plus bas visent à fournir un aperçu général du type de services qui seront requis. L’auditeur effectuera l’audit conformément aux normes canadiennes d’audit (NCA) et préparera les états financiers conformément aux normes comptables pour les organisations à but non lucratif (NCOBNL).
C.2 Audits annuels
L’audit annuel d’À nous le podium pour l’exercice fiscal se terminant le 31 mars 2027 devra être complété avant la mi-juin afin que le Comité des finances et d’audit recommande leur approbation à l’Assemblée générale annuelle se déroulant dans la première partie de juillet.
Le cabinet d’audit examinera les dossiers d’À nous le podium et effectuera le travail nécessaire pour exprimer une opinion sans réserve sur les états financiers. Le cabinet d’audit, suite à la découverte d’informations ou de conditions qui autrement, résulteraient en une opinion d’audit avec réserve, informera immédiatement le contrôleur et discutera à fond des enjeux avec lui. De plus, l’auditeur permettra un laps de temps raisonnable afin que le personnel puisse enquêter et prendre les mesures correctives qui permettraient d’éviter l’inclusion d’une réserve.
Les états financiers d’À nous le podium doivent être publiés annuellement sur notre site web et ainsi, doivent être préparés dans un format bilingue.
La participation d’une personne appropriée pour représenter le cabinet à l’Assemblée générale annuelle n’est pas requise mais leur présence est requise à la réunion du Comité des finances et d’audit afin de discuter des constatations au cours de l’audit.
C.3 Autres services
Le cabinet comptable retenu peut être appelé, de temps à autre, à fournir des conseils et à guider À nous le podium dans le cadre d’enjeux organisationnels pertinents.
EXIGENCES POUR LA SOUMISSION
D.1 Cadre de la soumission
D.2 Proposition d’honoraires
La proposition d’honoraires doit fournir une ventilation des coûts suivants :
- Un estimé des heures totales à consacrer pour compléter l’audit, accompagné de sous-totaux pour chaque poste de travail.
- Identification des frais totaux pour services professionnels.
- Identification of any additional charges related to the audits and the basis for calculation of those costs. Identification de tous frais additionnels reliés à l’audit et la justification pour le calcul de ces coûts.
- Toute autre dépense.
Les propositions doivent inclure un barème quinquennal des frais pour les services décrits aux présentes. Tous les coûts doivent être présentés toutes taxes incluses.
PROCESSUS D’ÉVALUATION
E.1 Processus
Le comité d’évaluation, composé de deux membres du Comité des finances et d’audit, du vice-président, partenariats, finances et administration et du contrôleur, évaluera les propositions. Une grille sera utilisée pour comparer les pointages attribués par chaque membre du comité d’évaluation. Le comité d’évaluation parviendra à un consensus à la suite de discussions internes. Par la suite, les trois meilleures soumissions seront présentées au Comité des finances et d’audit en vue d’une recommandation au conseil d’administration.
La décision finale sera confirmée à l’AGA en juillet 2026.
CONDITIONS
- Toute obligation financière encourue par le soumissionnaire pour compléter la DP ou pour établir un contrat exécutoire avec ANP sera aux frais du soumissionnaire et ne sera pas remboursée par ANP.
- En soumettant une proposition, le fournisseur accepte toutes les conditions et modalités de cette demande de proposition.
- Les énoncés contenus dans la proposition du soumissionnaire sont contraignants envers ANP ; ainsi une personne autorisée à représenter le soumissionnaire doit signer la proposition.
- ANP et le fournisseur acceptent que tous les détails de ce processus de demande de proposition, incluant les informations financières et les concepts de la proposition, demeurent confidentiels tout au long du processus et par après, et prendront les mesures raisonnablement nécessaires pour en protéger la confidentialité.
- ANP n’est pas tenue d’accepter la proposition la moins élevée ni aucune proposition soumise.
- ANP se réserve le droit d’exercer les options et les droits suivants en ce qui concerne cette DP :
- Rejeter toutes les propositions
- Décider de ne pas attribuer le contrat
- Rejeter toute proposition sans inviter le soumissionnaire à soumettre une nouvelle proposition
- Demander, par écrit ou oralement, des éclaircissements ou des renseignements additionnels au sujet de propositions considérées conformes, sans obligation envers le fournisseur
- Négocier davantage avec le fournisseur choisi afin de parvenir au contrat le plus rentable qui respecte les conditions de cette DP.
- Le fournisseur, si choisi, devra divulguer tout conflit d’intérêt dans le cadre de la prestation de ses services.
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